Interim manager digital marketingu czy agencja? Koszty ukryte, czas reakcji i rotacja

Sedno w czterech punktach, zanim przejdziemy do liczb:

• Agencja sprzedaje pojemność zespołu i wykonawstwo. Interim manager sprzedaje doświadczenie, decyzje i odpowiedzialność jednej osoby.
• Rotacja w agencjach wynosi 24,8% (IPA, 2025) i 18% (Campaign US, 2024), więc trzyosobowy zespół ma ok. 43% szans przetrwać rok bez zmian.
• W symulacji koszty ukryte agencji to ok. 30 300 zł rocznie, interim ok. 49 200 zł, bo trzeba dokupić wykonawstwo.
• Interim wygrywa, gdy poprawi efektywność budżetu o ok. 1,6% albo gdy masz własnych wykonawców.

Aktualizacja: 30 września 2026 · Autor: Szymon Sanecznik, SEMownia

Zarząd, który zastanawia się nad zmianą modelu obsługi marketingu, zwykle porównuje dwie liczby: fee agencji i stawkę eksperta. Mylące. Pod tą samą kwotą kryją się różne rzeczy: liczba osób, poziom doświadczenia, czas reakcji, ciągłość wiedzy o Twoim biznesie i to, kto odpowiada za wynik.

Pracuję jako niezależny ekspert i interim manager, a wcześniej przez lata pracowałem w agencjach SEO/SEM, więc znam oba modele od środka i nie będę przekonywał, że któryś jest zawsze lepszy, choć oczywiście mam interes w tym, żeby lepiej wypadł mój. Pokazuję, gdzie powstają koszty ukryte, jak je policzyć na własnych założeniach i kiedy agencja wygrywa.

Kim jest interim manager ds. digital marketingu?

Interim manager ds. digital marketingu to doświadczony specjalista zatrudniony na określony czas, zwykle na kontrakcie B2B, który przejmuje odpowiedzialność za obszar marketingu cyfrowego: strategię, budżet, kampanie, pomiar i nadzór nad wykonawcami. W odróżnieniu od agencji działa jako jedna osoba po stronie klienta i odpowiada bezpośrednio przed zarządem.

Czym to się różni od freelancera? Freelancer realizuje zlecone zadania, na przykład ustawia kampanię. Interim manager decyduje, co i w jakiej kolejności ma być zrobione, sam wykonuje część prac eksperckich i pilnuje reszty, także pracy agencji czy zespołu wewnętrznego. Współpraca ma zwykle zdefiniowany cel i horyzont: uporządkowanie konta, zbudowanie pomiaru, przeprowadzenie zmiany dostawcy, zastępstwo na stanowisku kierowniczym. Trwa najczęściej od kilku do kilkunastu miesięcy. Jeśli zastanawiasz się raczej nad etatem niż agencją, zajrzyj do zestawienia kosztów zespołu in-house i interim managera.

Pięć wymiarów porównania: gdzie modele naprawdę się różnią?

Dzielę różnice na pięć rozłącznych wymiarów, bo każda rozbieżność, jaką widziałem u klientów przez lata pracy po obu stronach stołu, daje się przypisać do jednego z nich.

Wymiar	Klasyczna agencja	Interim manager
1. Odpowiedzialność	Rozproszona: account manager, specjalista, szef działu; odpowiedzialność za realizację zakresu umowy	Jedna osoba odpowiada za wynik obszaru i rekomendacje dla zarządu
2. Przepływ informacji	Klient → opiekun → specjalista → z powrotem; każde przekazanie wydłuża czas i gubi kontekst	Bezpośrednio: osoba decydująca ma dostęp do danych i do zarządu
3. Ciągłość wiedzy	Zależna od rotacji w zespole agencji; wiedza o koncie przechodzi między osobami	Wysoka w czasie kontraktu; ryzyko skupione w jednej osobie
4. Zakres kompetencji i pojemność	Wiele specjalizacji naraz, łatwe skalowanie godzin, zastępstwa	Głęboka kompetencja w wąskim obszarze, ograniczona liczba godzin
5. Rozliczenie i motywacja	Fee stałe lub procent od budżetu; model procentowy nagradza wzrost wydatków	Stawka dzienna lub miesięczna; brak bezpośredniej zależności od wielkości budżetu

Wymiar piąty jest często pomijany. Jeśli agencja zarabia procent od budżetu mediowego, jej przychód rośnie razem z Twoimi wydatkami, niezależnie od zysku. Nie zakładam złej woli. To po prostu konflikt celów, który warto zneutralizować w umowie: stałym fee, górnym limitem albo premią za wynik liczony na marży.

Rotacja w agencjach: co mówią dane?

Rotacja pracowników to najczęściej wymieniany koszt ukryty agencji. Publicznych, metodologicznie opisanych danych dla polskiego rynku nie znalazłem, dlatego posługuję się danymi z dwóch dojrzałych rynków, a o własne konto najprościej zapytać agencję bezpośrednio: ile osób w zespole obsługi zmieniło się w ostatnim roku?

• IPA Agency Census 2025 (Wielka Brytania, publikacja 11 lutego 2026): rotacja 24,8% wobec 24,1% rok wcześniej. W agencjach kreatywnych i pozostałych niemediowych 27,6%, w domach mediowych 21,7%.
• Campaign US, Agency Performance Review 2025 (agencje północnoamerykańskie): średnia rotacja 18% w 2024 roku wobec 20% w 2023 roku, z rozrzutem od 7% do 28% między agencjami.

Co to znaczy dla Twojego konta? Przyjmijmy rotację 24,8% i trzyosobowy zespół obsługi (opiekun, specjalista Google Ads, specjalista Meta Ads); jeśli odejścia są od siebie niezależne, szansa, że cały zespół przetrwa rok bez zmian, wynosi 0,752³, czyli ok. 43%. W pozostałych 57% przypadków przynajmniej jedna osoba się zmieni, a z nią część wiedzy o Twoich marżach, sezonowości i historii testów.

Koszt samej wymiany pracownika ponosi agencja, a Gallup szacuje go na od połowy do dwukrotności rocznego wynagrodzenia (dane z rynku amerykańskiego, 2019). Klient płaci inaczej: czasem swojego zespołu na wdrożenie nowej osoby i okresem, w którym konto prowadzi ktoś, kto dopiero je poznaje.

Czy to problem wyłącznie agencji? Nie. Interim manager też może zakończyć współpracę, zachorować albo wziąć urlop. W agencji ryzyko jest rozłożone na kilka osób i ktoś przejmie obowiązki; u interim managera jest rzadsze, za to skupione w jednej osobie.

Tabela kosztów ukrytych: symulacja dla budżetu 100 000 zł miesięcznie

Policzę to na firmie wydającej sto tysięcy złotych miesięcznie na media. Wszystko poniżej jest symulacją na jawnych założeniach; nie są to dane klienta ani mój cennik. Żeby porównać wyłącznie koszty ukryte, przyjmuję jednakowe wynagrodzenie bazowe w obu modelach: 12 000 zł miesięcznie (w agencji np. 12% od budżetu mediowego, u interim managera np. 6 dni po 2 000 zł). Twoje stawki mogą być inne. Podstaw je do tej samej konstrukcji.

Założenia:

• budżet mediowy 100 000 zł miesięcznie, czyli 1,2 mln zł rocznie i ok. 3 290 zł dziennie,
• 4 incydenty rocznie (np. przestaje działać tag konwersji, produkty odrzucone w Merchant Center, błąd w stawkach), każdy dzień incydentu marnuje ok. 1 000 zł (ok. 30% dziennego budżetu),
• czas od wykrycia do naprawy: agencja 3 dni robocze (zgłoszenie, przekazanie do specjalisty, akceptacja), interim 1 dzień,
• rotacja 24,8% rocznie w trzyosobowym zespole agencji, czyli oczekiwane 0,74 zmiany osoby rocznie; każda zmiana to 12 godzin pracy Twojego zespołu na wdrożenie nowej osoby (po 150 zł) i 3 tygodnie efektywności budżetu niższej o 5%, łącznie ok. 5 260 zł na zmianę,
• czas Twojego zespołu na briefy, spotkania i akceptacje: agencja 8 godzin miesięcznie, interim 4 godziny, po 150 zł,
• niedostępność interim managera: jeden incydent w roku wypada w czasie urlopu i trwa o 2 dni dłużej,
• wykonawstwo: agencja ma w cenie kreacje i drobne prace wykonawcze, przy interim managerze dokupujesz je za 3 000 zł miesięcznie.

Pozycja (rok)	Agencja	Interim manager
Wynagrodzenie bazowe	144 000 zł	144 000 zł
Czas reakcji na incydenty (wąskie gardło przekazań)	12 000 zł	4 000 zł
Rotacja w zespole obsługi	3 915 zł	0 zł
Niedostępność jedynej osoby	0 zł	2 000 zł
Czas Twojego zespołu na komunikację	14 400 zł	7 200 zł
Wykonawstwo dokupione osobno	0 zł	36 000 zł
Koszty ukryte razem	30 315 zł	49 200 zł
Koszt całkowity	174 315 zł	193 200 zł

Zaskoczenie? Przy tych założeniach agencja jest tańsza o 18 885 zł rocznie. Koszty tarcia (reakcja, rotacja, komunikacja) są po jej stronie wyższe, ale ma w cenie wykonawstwo, którego jeden ekspert nie zapewni, i to ono przechyla wynik, mimo że pisze te słowa interim manager.

Jak czytać ten wynik:

• Próg opłacalności. 18 885 zł to ok. 1,6% rocznego budżetu mediowego. Jeśli interim manager poprawi efektywność wydatków o więcej niż 1,6% (mniej przepalonego budżetu, lepsza struktura kont, poprawny pomiar), model interim zwraca się z nadwyżką.
• Własne wykonawstwo. Jeśli masz grafika i osobę do bieżącej obsługi, pozycja 36 000 zł znika, a model interim staje się tańszy o 17 115 zł rocznie.
• Częstotliwość incydentów. Przy 8 incydentach zamiast 4 różnica spada do 10 885 zł. Im bardziej złożona infrastruktura, tym ważniejszy czas reakcji.
• Skala wykonawstwa. Jeśli potrzebujesz produkcji kreacji za 6 000 zł miesięcznie zamiast 3 000 zł, agencja wygrywa o ok. 55 000 zł rocznie.

Nie ma tu pozycji „jakość decyzji”, bo nie da się jej rzetelnie wycenić bez danych konkretnego konta, a to przecież najważniejsza, choć też najtrudniejsza do zmierzenia różnica, dlatego sprowadzam ją do jednego pytania: o ile procent poprawi się efektywność budżetu i czy da się to sprawdzić.

Czas reakcji i wąskie gardła: skąd bierze się opóźnienie?

W agencji informacja o problemie przechodzi przez kilka osób: Ty piszesz do opiekuna, opiekun przekazuje zadanie specjaliście, specjalista ma kolejkę zadań innych klientów, a zmiana wymaga jeszcze akceptacji, więc choć każdy etap z osobna jest racjonalny, razem liczą się w dniach. Wąskim gardłem rzadko jest kompetencja. Częściej kolejka.

U interim managera ścieżka jest krótsza, ale ma inne wąskie gardło: pojemność. Jedna osoba, która w danym tygodniu ma zaplanowane 2 dni pracy dla Ciebie, nie zrobi pięciu dni pracy wykonawczej, dlatego model interim działa dobrze przy pracy decyzyjnej i diagnostycznej, a gorzej przy dużym wolumenie zadań powtarzalnych.

W obu modelach czas reakcji warto zapisać w umowie jako mierzalny poziom usług: czas pierwszej odpowiedzi, czas naprawy incydentów krytycznych i definicję incydentu krytycznego (np. brak rejestrowania konwersji, wstrzymane kampanie, zawieszenie konta).

Kiedy agencja jest lepszym wyborem?

Agencja wygrywa tam, gdzie liczy się pojemność i zastępowalność:

• Duży wolumen produkcji. Setki wariantów kreacji miesięcznie, wiele feedów, kampanie w kilku językach i na kilku rynkach.
• Wiele kanałów naraz. Potrzebujesz jednocześnie SEO, social media, contentu, PPC i wsparcia programistycznego, a brakuje kogoś, kto skoordynuje kilku dostawców.
• Wymóg ciągłości obsługi. Kampanie muszą być nadzorowane codziennie, także w czasie urlopów i świąt, bez ryzyka jednej osoby.
• Stabilne, dobrze ustawione konto. Pomiar działa, struktura jest przemyślana, a praca polega głównie na bieżącej optymalizacji.
• Narzędzia i skala zakupów. Agencje mają licencje na narzędzia, których pojedyncza firma nie kupi, a duże grupy mediowe także warunki zakupowe w niektórych kanałach.

Jeśli masz agencję i nie wiesz, czy dobrze pracuje, nie musisz od razu zmieniać modelu. Zacznij od obiektywnej oceny opisanej w artykule jak sprawdzić agencję Google Ads.

Kiedy interim manager daje więcej?

• Chaos do uporządkowania. Przejęte konta bez dokumentacji, rozjechany pomiar, brak jednej prawdy o przychodzie. Pierwsze tygodnie to diagnoza i decyzje. Tak wygląda typowy przebieg opisany w tekście o audycie infrastruktury marketingowej.
• Luka na stanowisku kierowniczym. Odszedł szef marketingu lub e-commerce, a rekrutacja potrwa miesiące.
• Zmiana dostawcy. Ktoś po stronie klienta musi przygotować przetarg, przejąć dostępy, przekazać wiedzę i nadzorować pierwsze miesiące nowej agencji.
• Decyzje wymagające seniora. Przejście z ROAS na zysk, przebudowa struktury kont, projekt pomiaru offline, rozmowa z zarządem o budżecie.
• Własny zespół wykonawczy. Masz ludzi do obsługi, brakuje Ci osoby, która wyznaczy kierunek i sprawdzi wyniki.

Model mieszany: interim po stronie klienta, agencja do wykonania

W wielu firmach najlepiej działa połączenie: interim manager reprezentuje interesy klienta, ustala cele liczone na marży, projektuje pomiar i odbiera pracę agencji, a agencja zapewnia pojemność i wykonawstwo. Koszty rosną, ale spada ryzyko, że agencja przez rok optymalizuje metrykę, która nie ma związku z zyskiem. W takiej roli po stronie klienta najczęściej pracuję w ramach doradztwa marketingowego.

Warunek: podział ról musi być spisany. Kto ma dostęp administracyjny, kto zatwierdza zmiany budżetu, kto raportuje zarządowi? Bez tego model mieszany dubluje komunikację i zamiast skrócić, wydłuża czas reakcji.

Od czego zacząć wybór modelu

1. Opisz potrzebę w dniach pracy. Ile miesięcznie pracy decyzyjnej, a ile wykonawczej? Jeśli wykonawcza przeważa kilkukrotnie, zacznij od agencji.
2. Policz koszty ukryte na swoich założeniach. Budżet, liczba incydentów w ostatnim roku, liczba zmian osób po stronie dostawcy, godziny Twojego zespołu na komunikację.
3. Ustal próg opłacalności. O ile procent musi poprawić się efektywność budżetu, żeby droższy model się zwrócił? Zdecyduj, jak to zmierzysz.
4. Zabezpiecz własność kont. Niezależnie od modelu konta reklamowe, analityka i dane muszą należeć do Twojej firmy, z co najmniej dwoma administratorami po Twojej stronie.
5. Zapisz poziom usług i kryteria oceny. Czas reakcji, raportowanie wobec celów biznesowych, przegląd po 90 dniach z decyzją o kontynuacji.

Mini-słownik pojęć

• Interim manager — menedżer zatrudniony na określony czas, zwykle na kontrakcie B2B, odpowiedzialny za wynik obszaru.
• Fee agencyjne — wynagrodzenie agencji za obsługę, stałe lub liczone jako procent budżetu mediowego.
• Koszty ukryte — koszty, których nie ma na fakturze: opóźnienia, rotacja, czas Twojego zespołu, dodatkowe usługi.
• Rotacja (turnover) — odsetek pracowników odchodzących z firmy w ciągu roku.
• Poziom usług (SLA) — zapisane w umowie mierzalne zobowiązania, np. czas reakcji na incydent.
• Próg opłacalności — minimalna poprawa wyniku, przy której droższy model się zwraca.
• Model mieszany — interim manager po stronie klienta nadzoruje agencję wykonawczą.

Dokumentacja i dane

• IPA: IPA Agency Census 2025 — rotacja i zatrudnienie w agencjach
• Campaign US: Agency Performance Review 2025: talent trends at North American agencies
• Gallup: This Fixable Problem Costs U.S. Businesses $1 Trillion (koszt zastąpienia pracownika)